POLISI PREIFATRWYDD

Yn y FARMING COMMUNITY NETWORK (FCN), rhif Elusen gofrestredig 1095919, rydym wedi ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd. Pwrpas y polisi hwn yw egluro sut mae’r FCN yn prosesu’ch data, p’un a ydych chi’n defnyddio ein gwasanaeth, neu’n wirfoddolwr, â diddordeb mewn gwirfoddoli, yn gefnogwr, yn cyfrannu rhodd, neu’n pori ar ein gwefan yn unig.

Ffurfiwyd yr FCN ym 1995 i ddarparu cefnogaeth i’r gymuned ffermio yng Nghymru a Lloegr, gyda 33 o grwpiau a dros 400 o wirfoddolwyr. Nid yw’r FCN yn darparu cyngor proffesiynol, ond mae’n cefnogi yn y ffyrdd canlynol:

  • Gwrando 
  • Ymweld 
  • Hebrwng
  • Helpu i ddarganfod cyngor
  • Esbonio
  • Eiriol
  • “Cyd-gerdded” â’r rhai hynny sydd angen help

Cynigir cefnogaeth am ddim ac mae’n gyfrinachol.

Mae’r FCN yn cymryd mesurau technegol a sefydliadol priodol i gadw’ch data yn ddiogel. 


Pa ddata rydyn ni’n ei gasglu a sut rydyn ni’n ei ddefnyddio

Mae math a maint y data rydyn ni’n ei gasglu a’i ddefnyddio yn dibynnu ar pam rydych chi wedi’i ddarparu. Byddwn yn casglu, yn defnyddio ac fel arall yn trin eich data personol dim ond:

  • Pan fyddwch chi wedi cydsynio i hyn at ddibenion penodol, eglur a chyfreithlon
  • Pan fydd hyn yn angenrheidiol i gyflawni rhwymedigaethau cyfreithiol sy’n berthnasol i ni
  • Pan fo’n angenrheidiol i’n buddiannau cyfreithlon sy’n ymwneud â rhedeg ein gweithrediadau beunyddiol, cyhyd â bod y buddion hyn ym mhob achos yn unol â’r gyfraith berthnasol a’ch hawliau a’ch rhyddid cyfreithiol.

Gwirfoddolwyr

Os ydych chi’n gwirfoddoli gyda ni, neu’n ymholi am ein cyfleoedd gwirfoddoli, byddwn fel arfer yn casglu’r wybodaeth ganlynol:

eich enw, manylion cyswllt, manylion cyswllt brys, dewisiadau cyswllt, cenedligrwydd, rhyw, argaeledd i wirfoddoli, anabledd (gan gynnwys cyflyrau corfforol a meddyliol), euogfarnau troseddol a manylion banc.

Rydym yn casglu’r data hwn fel y gallwn gysylltu â chi ynghylch cyfleoedd gwirfoddoli sy’n codi; fel ein bod yn sicrhau diogelwch yr holl wirfoddolwyr, staff a chleientiaid; yn gallu talu treuliau; ac i’n helpu i fesur ein cynhwysiant a’n hygyrchedd yn ddienw ar draws ein rhaglenni gwirfoddoli.

Byddwn yn cadw’r data hwn am ddwy flynedd ar ôl i chi roi’r gorau i wirfoddoli i ni.

Cefnogwyr

Os ydych chi’n ein cefnogi, er enghraifft trwy ymuno â digwyddiad, cyfrannu rhodd, rhoi Rhodd Cymorth, neu ymuno ag ymgyrch, byddwn fel arfer yn casglu:

eich enw, manylion cyswllt, ac a hoffech i ni gysylltu â chi, a sut y dylem wneud hynny. Os yw’n briodol, efallai y byddwn hefyd yn gofyn am gasglu’ch dyddiad geni, manylion ariannol, cymhwysedd Rhodd Cymorth, rhesymau dros gefnogi ac ymatebion i’n hymgyrchoedd.

Rydym yn casglu’r data hwn fel y gallwn roi’r manylion diweddaraf i chi am wybodaeth rydych chi wedi gofyn amdani, neu y gallai fod gennych ddiddordeb ynddi, a gofyn am fwy o gefnogaeth, yn y ffordd rydych chi wedi’i dewis; i redeg ein digwyddiadau; ac i gyflawni ein cyfrifoldebau cyfreithiol dros adrodd ariannol a Rhodd Cymorth.

Byddwn yn cadw’ch data dim ond cyhyd ag y bo angen. Os ydych chi wedi bod mor garedig â’i gwneud cyfraniad i ni, mae’n ofynnol i ni gadw’r data hwn am saith mlynedd. Os nad ydych wedi gwneud cyfraniad i ni, dim ond am dair blynedd y byddwn yn cadw’ch data, oni bai eich bod wedi gofyn yn benodol am dderbyn cyfathrebiadau gennym ni.

Rhodd mewn Ewyllysiau

Mae rhai o’n cefnogwyr yn dewis rhoi gwybod i ni eu bod yn bwriadu gadael rhodd yn eu hewyllys i’r FCN i’n helpu i gyflawni ein gwaith. Byddwn yn casglu manylion cyswllt a dewisiadau cyswllt cefnogwyr sy’n gofyn i ni am ragor o wybodaeth am sut i adael rhodd i’r FCN yn eu Hewyllys neu sy’n dweud wrthym eu bod yn ystyried gadael rhodd i’r elusen. Byddwn yn defnyddio’r data hwn i gadw mewn cysylltiad ac yn anfon gwybodaeth arall y gallai fod gennych ddiddordeb ynddo. 

Os byddwch chi’n newid eich meddwl yna dim ond am dair blynedd y byddwn ni’n cadw’r data hwn.

Os dywedwch wrthym eich bod yn bwriadu gadael rhodd inni yn eich ewyllys yna byddwn yn casglu manylion a dewisiadau cyswllt. Byddwn yn defnyddio’r data hwn i gadw mewn cysylltiad â chi ac yn anfon gwybodaeth a deunyddiau eraill y gallech fod wedi mynegi diddordeb ynddynt. Bydd y data hwn yn cael ei gadw ar ffeil dros y tymor hir, gan y bydd gobeithio flynyddoedd lawer cyn i’ch rhodd gael ei gwireddu. Er mwyn gweinyddu cymynroddion, bydd cyfreithwyr, ysgutorion a’n hasiantau profiant yn rhoi manylion yr ymadawedig, yr ysgutorion cyfatebol, y cyfreithwyr a buddiolwyr eraill i ni. Bydd y data hwn yn cael ei gadw gennym ni a’i rannu gyda’n gweinyddwyr etifeddiaeth at ddibenion gweinyddu ein hincwm etifeddiaeth. Weithiau byddwn yn rhannu’r data hwn â phartïon eraill fel cyd-fuddiolwyr, arbenigwyr trydydd parti ac unrhyw berson(au) eraill sy’n ymwneud â’r ystâd at ddibenion gweinyddu cymynroddion yn unig. 

Bydd y data yn cael ei gadw ar ffeil am gyfnod amhenodol.

Llinell gymorth FCN 

Mae’r FCN yn gweithredu gwasanaeth Llinell Gymorth gan wirfoddolwyr, bob dydd o’r wythnos rhwng 7.00am a 11.00pm. Gofynnir i ddarpar gleientiaid roi’r wybodaeth ganlynol, gyda’u caniatâd:

enw, manylion cyswllt, dewisiadau cyswllt a rhyw.

Mae’r data hwn, ynghyd â gwybodaeth arall sy’n ymwneud â’r broblem neu’r mater yn cael ei fewnbynnu i system recordio achosion ar-lein i rybuddio a hysbysu’r gwirfoddolwyr i weithredu, yn unol â chais ac a gytunwyd gan y galwr.

Os na fewnbynnwyd unrhyw ddata am 18 mis, bydd y gwirfoddolwyr yn cael eu cyfarwyddo’n awtomatig i ddileu’r holl ddata personol am y cleient. Fodd bynnag, gall rhywun awdurdodedig ddiystyru hyn os yw’r achos yn dal i fod yn ‘fyw’. 

Tystebau

Mae rhai o’n gwirfoddolwyr a’n cefnogwyr yn fodlon adrodd straeon am eu profiadau i’n helpu yn ein gwaith hysbysebu a’n marchnata. Byddwn yn cofnodi manylion y stori, a manylion cyswllt i’n galluogi i gael caniatâd i ddefnyddio’r stori.

Byddwn yn cadw’r data hwn am dair blynedd ar ôl i chi ei roi i ni, a byddwn bob amser yn cysylltu â chi bob tro y dymunwn ei ddefnyddio.

Ffotograffiaeth

Mae ein gwirfoddolwyr, cefnogwyr, a chleientiaid yn garedig iawn yn gadael inni ddefnyddio delweddau a fideos ohonynt i helpu i ddod â’n gwaith marchnata a’n gweithgareddau yn fyw. Rydym yn cadw’r delweddau hyn mewn storfa ddiogel a dim ond gyda chaniatâd y gwrthrych y byddwn yn eu defnyddio, neu trwy ddefnyddio ffurflen Rhyddhau Enghreifftiol.

Ymchwil

Mae rhywfaint o’n gwaith yn ymwneud â chynnal ymchwil. Os cytunwch i gymryd rhan, byddwn yn cofnodi eich ymatebion i gwestiynau a’ch manylion personol. Defnyddir y data hwn i gyflawni ein hamcanion ymchwil, a gellir ei rannu ar gyfer prosiectau perthnasol. Bydd eich data yn aros yn anhysbys oni bai eich bod yn cydsynio iddo gael ei ddatgelu.

Bydd y data a gasglwn yn cael ei gadw am bum mlynedd.

Gwasanaethau

Mae’r FCN yn cynnig ystod o wasanaethau gwybodaeth a chymorth i’r gymuned ffermio. Byddwn yn casglu eich manylion cyswllt a’ch dewisiadau, ac unrhyw ddata arall sy’n berthnasol i ddarparu’r gwasanaeth i chi.

Dim ond at ddibenion y gwasanaeth y bydd y wybodaeth hon yn cael ei defnyddio ac ni chaiff ei rhannu ag asiantaethau eraill oni bai eich bod yn rhoi caniatâd i ni wneud hynny. 

Byddwn yn cadw’r data am hyd at chwe blynedd, yn unol â chontractau a rheoliadau’r llywodraeth.

Eich hawliau

Byddwn ond yn casglu’r data sydd ei angen arnom i gyflawni’r dibenion yr ydych wedi cysylltu â ni amdanynt, neu wedi rhoi caniatâd inni ei ddefnyddio. Er mwyn ein galluogi i gyflawni’r dibenion hyn, bydd achlysuron pan fydd yn rhaid inni gasglu rhywfaint o ddata gennych h.y. eich enw a’ch cyfeiriad i hawlio rhodd cymorth, neu’ch cyfeiriad e-bost i gael mynediad i’n gwasanaethau. Os na fyddwch yn darparu’r data hwn, ni allwn gyflawni’r dibenion yr ydych wedi cysylltu â ni amdanynt.

Byddwn bob amser yn dweud wrthych pam mae’r meysydd hyn yn orfodol. Ar unrhyw adeg y dymunwch gallwch:

  1. sicrhau mynediad i’ch gwybodaeth bersonol,
  2. gwrthwynebu prosesu eich gwybodaeth bersonol, 
  3. gwrthwynebu defnyddio penderfyniadau a phroffilio awtomataidd,
  4. cyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol, 
  5. gofyn am gopi o’ch data personol (a elwir yn gludadwyedd data),
  6. gofyn am gopi o’ch gwybodaeth bersonol, a
  7. unioni neu gywiro eich gwybodaeth bersonol, a chael gwared ar eich gwybodaeth bersonol (a elwir yn Dileu neu’r ‘hawl i gael eich anghofio’).

Lle byddwch wedi rhoi caniatâd i gysylltu â chi neu i dderbyn gwasanaeth, bydd gennych hawl i dynnu’r caniatâd hwnnw yn ôl ar unrhyw adeg. Os ydych ar unrhyw adeg yn anhapus â’r ffordd y gwnaethom drin eich data personol, gallwch wneud cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.


I wneud newidiadau neu i ddileu eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â: 

The Farming Community Network, Manor Farm, Guilsborough Road, West Haddon, Northamptonshire, NN6 7AQ, neu e-bostiwch help@fcn.org.uk


Cwynion

Os hoffech gofrestru cwyn, cysylltwch â’r FCN yn y cyfeiriad a roddir uchod neu drwy e-bost, gan ddarparu manylion llawn am natur y gŵyn. Byddwn yn cofnodi eich enw, manylion cyswllt a manylion am y gŵyn i’n galluogi i ymateb, monitro a gwella ein sefydliad. Bydd y data yn cael ei rannu ag unrhyw drydydd parti sy’n ymwneud â datrys y gŵyn, er enghraifft, asiantaethau yr ydym wedi partneru â nhw. Byddwn yn cydnabod derbyn y gŵyn o fewn 48 awr. Ein nod yw datrys cwyn cyn pen 14 diwrnod o’i derbyn.

Byddwn yn cadw’r data hwn am chwe blynedd.

Newidiadau i’r Polisi hwn

Byddwn yn cadw’r Polisi hwn dan adolygiad rheolaidd. Os gwnawn unrhyw newidiadau yn y ffordd yr ydym yn cadw eich gwybodaeth bersonol, byddwn yn gwneud hyn yn glir ar wefan FCN, neu trwy gysylltu â chi’n uniongyrchol.

Share this page